Bedrijfsvoering en Overhead

Zoals onder andere in het collegeprogramma 2022-2026 is verwoord, staan we voor grote opgaven in het fysiek en sociaal domein. Opgaven waarvoor het soms noodzakelijk of wenselijk is om buiten de gemeentegrens samen te werken. In november 2023 is de nota Grip op samenwerking Bloemendaal 2023 vastgesteld en zijn de uitgangspunten geformuleerd om als zelfstandige gemeente waar mogelijk grip te houden op verschillende samenwerkingsverbanden. In 2025 willen we conform die nota werken.

Samenwerking is een essentieel onderdeel van het openbaar bestuur geworden. Burgemeesters, wethouders, gemeentesecretarissen, griffiers en raadsleden maken deel uit van één of meerdere regio’s en netwerken. De vragen op het gebied van onder andere milieu, klimaat, energie, veiligheid, zorg en arbeid vragen om een aanpak van álle betrokken partijen, niet alleen van bestuurders van gemeenten. Voordelen van samenwerking kunnen zijn schaalvoordelen, kwaliteitsverbetering, risicospreiding, effectiviteit en doelmatigheid.

Met onze schaalgrootte en de grote diversiteit aan verschillende soorten dienstverlening blijven wij voor sommige functies kwetsbaar, zo wordt ook in de benchmark-rapportage aangegeven. We hebben relatief veel ‘1-pitters’. Samenwerken met andere gemeenten kan daarbij uitkomst bieden. Gezien de gespannen arbeidsmarkt is er echter concurrentie tussen gemeenten en bij grotere gemeenten wordt ook meer salaris geboden voor dezelfde type functies. Omdat we op onderdelen al een goede ambtelijke samenwerking met de gemeente Heemstede hebben, is het de moeite waard om te onderzoeken of meer samenwerken bij kwetsbare (en moeilijk vervulbare) functies toegevoegde waarde heeft.

Organisatie

In de basis is de gemeente Bloemendaal een beheergemeente waarbinnen incidenteel complexe/grotere opgaven verlangen dat er meer ontwikkelingsgericht gedacht en gewerkt wordt. De organisatie is in staat om ieder jaar veel werk te verzetten. De basistaken die een inwoner van ons mag verwachten worden goed uitgevoerd. Een beperkt deel van de organisatie is meer ontwikkelingsgericht en daarmee aan zet om complexe initiatieven en ontwikkelingen te herkennen en in de besluitvorming verder te brengen. 
Gelet op de omvang van de organisatie zijn er op beleidsniveau medewerkers “eenpitters”, die op één of enkele terreinen als enig personeelslid over de gewenste deskundigheid beschikken. De achtervang is in die gevallen slechts beperkt/of niet te organiseren, dat maakt de organisatie kwetsbaar en legt soms een wissel op de continuïteit.

Formatie 
De huidige formatie voorziet vooralsnog in de benodigde basiscapaciteit. Uiteraard blijven we de formatie frequent monitoren en indien noodzakelijk volgt bij nieuwe taken een voorstel voor de raad. 

Bezetting 
De huidige krappe arbeidsmarkt maakt dat we een behoorlijke inspanning moeten blijven leveren om de bezetting op peil te houden. Ook onze minder sterke concurrentiepositie t.o.v. grotere gemeenten in de regio is daar een factor in. Door de langere doorlooptijd voor het invullen van een aantal, vaak meer specialistische, vacatures is het vaker en langduriger nodig om inhuurkrachten in te zetten. Zo borgen we continuïteit in het uitvoeren van onze opgaven en houden we de dienstverlening op peil. Inhuur daarentegen legt meer beslag op ons personeelsbudget (is gewoon duurder) met als gevolg een mogelijke overschrijding hiervan.
We zetten daarnaast in op het binden van bestaand personeel en het aannemen van personeel met potentie. Dat doen we door het bieden van brede opleidingsmogelijkheden en het creëren van ruimte voor ontwikkeling. Het hiervoor benodigde opleidingsbudget (nu 2% van de loonsom) blijft belangrijk. We maken indien nodig gebruik van het toekennen van toelages (zoals in de cao opgenomen) om mensen aan te trekken en te behouden.  

Wervingskracht op peil houden
We moeten zorgen dat wij structureel zichtbaar zijn en blijven op de arbeidsmarkt. We zetten diverse wervingskanalen in om potentiële nieuwe medewerkers zo direct mogelijk te bereiken. De ondersteuning van een online advertentiebureau wordt volop ingezet. Vooral bij moeilijk vervulbare vacatures is dit van belang. Ons werkgeversmerk zie je terug in onze werving waarbij ontwikkeling een belangrijk onderdeel is.  
De verwachting is dat we ook in 2026 starters blijven aantrekken op de arbeidsmarkt. Deze starters krijgen een opleidingsprogramma om thuis te raken in het ‘vak’. Daarnaast starten we met een meer functiegericht traineeship, waarbij vakinhoudelijke opleidingen en persoonlijke ontwikkeling centraal staan. Aldus worden wij ook meer een opleidings-gemeente waarbij we mogelijk rekening moeten houden met het feit dat deze starters na 3-5 jaar een nieuwe stap nemen bij een andere (grotere) gemeente. Het op niveau houden van de gemeentelijke organisatie vraagt veel aandacht, zeker wanneer seniore medewerkers de organisatie verlaten en een starter hun plaats inneemt; het op vlieghoogte brengen van de starter neemt veel tijd en aandacht in beslag.

Diversiteit en inclusie
We streven naar een werkomgeving waarin mensen zichzelf kunnen zijn, verschillen er mogen zijn en mensen zich verbonden voelen met de organisatie. Daarbij werken we actief aan het erkennen en waarderen van de verschillende bijdragen van medewerkers met al hun zichtbare en ook onzichtbare verschillen. Door bewustwording en acties te stimuleren, willen we bijdragen aan een veilig werkklimaat waarin iedereen de ruimte krijgt om zichzelf te zijn en zich onderdeel van de organisatie te voelen. De werkgroep Diversiteit en Inclusie besteedt aandacht aan personeelsbeleid en protocollen ter voorkoming van discriminatie op de werkvloer en het creëren van een inclusievere werksfeer voor de medewerkers. 

Bevorderen vitale organisatie 
Met vitale medewerkers krijg je een vitale organisatie. Via verschillende communicatiekanalen, zoals het intranet en het vitaliteitsscherm, voorzien we de organisatie van informatie over een gezonde levensstijl. We werken met maandthema's om naast beweging en voeding ook aandacht te vragen voor bijvoorbeeld werkdruk, fysieke belasting, ongewenst gedrag. Ons huidige arbobeleid en lokale maatregelen verwerken we in een beleidsplan vitaliteit conform artikel 8.8 van de CAO-gemeenten.

Organisatieontwikkeling
In elke organisatie zijn zaken die verder ontwikkeld of verbeterd kunnen worden. Dat geldt ook voor onze gemeentelijke organisatie. Het is belangrijk dat we hier in een continu gestructureerd proces vorm aan blijven geven. Op basis van een eerste analyse is het Management Team, in samenspraak met het college, ook al aan de slag gegaan. De eerste acties in dit kader zitten in de verdere ontwikkeling van het bestuurlijk/ambtelijk samenspel. Inmiddels hebben we hier een start mee gemaakt. Ontwikkelingen en verbeteringen in onze organisatie bekijken wij vanuit het korte-, middellange- en langetermijnperspectief en concretiseren we verder in een ontwikkelplan.

Participatie
In 2026 blijft de gemeente Bloemendaal inzetten op participatie: het actief betrekken van inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere belanghebbenden bij het beleid en de uitvoering daarvan. We zien participatie niet als doel op zich, maar als een essentieel onderdeel van onze manier van werken. Bloemendalers weten wat er speelt in hun omgeving, en wij benutten die kennis om betere besluiten te nemen. Volgens de 'Wet versterking participatie op decentraal niveau' vertalen we het participatiebeleid in een participatieverordening. In 2026 werken we volgens ons participatiebeleid en de nieuw opgestelde participatieverordening. We nemen ambtenaren (opnieuw) mee in wat participatie betekent en waarom het zo belangrijk is. We zorgen ervoor dat zij voldoende ondersteuning krijgen bij de uitvoering van beleid en verordening. We benutten digitale en fysieke middelen om zoveel mogelijk inwoners te betrekken. Daarbij blijft speciale aandacht bestaan voor jongeren en moeilijk bereikbare doelgroepen. Tot slot besteden we meer aandacht aan de evaluatie van participatieprocessen. De lessen die we leren helpen ons om de uitvoering van participatieprocessen verder aan te scherpen.

Informatievoorziening en ICT
ICT is steeds meer een strategisch middel voor het functioneren van de gemeente en het leveren van een kwalitatieve dienstverlening. In de komende jaren streven wij ernaar een flexibele digitale werkomgeving te realiseren die effectiever aansluit op de behoeften van gebruikers. Deze omgeving zal breed toegankelijk zijn, gegevens veilig verwerken en voldoen aan de vereisten van moderne informatietechnologieën. In 2026 wordt hiervoor een meerjarig uitvoeringsagenda gerealiseerd binnen de kaders van onze visie op Informatievoorziening en Informatiearchitectuur.

Meerjarig Vervangingsplan ICT
De ICT van de gemeente wordt volgens een meerjarig vervangingsplan vernieuwd en vervangen. In 2026 vervangen wij onder andere het gegevensdistributiesysteem voor landelijke basisregistraties, het ondersteuningssysteem voor de gemeentelijke P&C cyclus en de vaste telefonie-infrastructuur. De benodigde investeringen hiervoor zijn opgenomen in het meerjarenbeleid. Naar verwachting zal het huidige krediet voor de vervanging van defecte of sterk verouderde apparatuur, zoals laptops, tablets, smartphones en beeldschermen, eind 2026 volledig benut zijn. Om dit proces voort te zetten, wordt een nieuw krediet ‘Devices’ aangevraagd met ingang van 2027, met een looptijd van gemiddeld vijf jaar.

Informatiebeveiliging en Cyberveiligheid
In 2026 zal de gemeente moeten voldoen aan de vereisten van de nieuwe Cyberbeveiligingswet en worden beleidskaders ontwikkeld voor de toepassing van kunstmatige intelligentie (AI) binnen gemeentelijke processen. Dit omvat ook verbeteringen in de beveiliging van ICT-systemen in de openbare ruimte, zoals stoplichten, gemalen en meetapparatuur. Daarnaast worden de gemeentelijke protocollen en procedures op het gebied van informatiebeveiliging onderworpen aan strengere controles en verantwoordingseisen. Wat betreft AI zullen we voldoen aan de Europese AI Act, die het gebruik van AI reguleert om fundamentele rechten van burgers te beschermen. De benodigde activiteiten en financiële consequenties voor informatiebeveiliging en AI brengen we voor de komende jaren in kaart.

Digitale Informatiehuishouding
De digitale informatiehuishouding (IHH) ondersteunt de betrouwbaarheid en transparante werking van onze gemeente. Vanwege de digitalisering is de informatiehuishouding explosief gegroeid wat vraagt om meer structuur, betere richtlijnen en vernieuwende oplossingen. In dat kader gaan we werken met duidelijke informatiearchitectuur en architectuurprincipes, definiëren we duidelijk welke informatie onderdeel is van een transparante besluitvorming en waar deze gepubliceerd is, en scherpen we onze richtlijnen aan op het gebied van opslag en bewaring van informatie. Alle activiteiten om meer grip te krijgen en houden op onze digitale informatiehuishouding leggen we vanaf 2026 vast in een 'roadmap IHH'.

Onderzoeken Rekenkamer

In het eerste kwartaal van een jaar brengt de Rekenkamer een verslag uit van afgelopen jaar en legt een jaarplan voor aan de gemeenteraad. In het jaarverslag van de gemeente wordt, bij de paragraaf bedrijfsvoering, gerapporteerd over uitvoering van aanbevelingen van de onderzoeken van de Rekenkamer van de afgelopen vier jaar.

Invoering Rechtmatigheidsverantwoording college vanaf boekjaar 2023

Vanaf boekjaar 2023 dient het college de ‘rechtmatigheidsverklaring’ af te geven. Het is van belang dat de beheersorganisatie van de gemeente in opzet, bestaan en werking voldoende waarborgen biedt voor een rechtmatig financieel beheer, dat wil zeggen in overeenstemming met relevante externe en interne wet- en regelgeving. Daarvoor is ook van belang om de 1e lijn (vakafdelingen) en 2e lijn (ondersteunende afdelingen) te versterken.

Ombuigingen en Fido

In het verleden zijn diverse ombuigingsplannen geweest. Voor boekjaar 2024 en 2025 is dat naar verwachting niet aan de orde. De gemeente houdt zich aan de wet FIDO (Financiering Decentrale Overheden).